Adatvédelmi tájékoztató

1. Az adatkezelő

[Cégnév]
Székhely: [székhely]
Cégjegyzékszám: [cégjegyzékszám]
Adószám: [adószám]
E-mail: info@yardly.hu
Adatvédelmi felelős / kapcsolattartó: [név és elérhetőség, ha van kijelölve]

2. Milyen adatot kezelünk

A Yardly egy vállalati flotta- és eszközkezelő rendszer — az Önt (mint ügyfél-vállalkozást) használó munkatársak, illetve az Ön munkatársai által a rendszerbe rögzített adatokat kezeljük, az Ön vállalkozása megbízásából. Ez konkrétan a következőket foglalja magába:

A rendszert használó munkatársak adatai

• Név, e-mail cím, telefonszám
• Bejelentkezéshez szükséges jelszó (titkosított, visszafejthetetlen formában tárolva)
• Munkakör, azonosító, jogosultsági szerepkör
• Bejelentkezési előzmények és a rendszerben végzett módosítások naplója

Sofőrökre/gépjárművezetőkre vonatkozó adatok (ha rögzítik)

• Vezetői engedély kategóriái és lejárati dátuma
• Orvosi alkalmassági igazolás lejárati dátuma, és — ha a felhasználó feltölti — magának a dokumentumnak a másolata

Az orvosi alkalmassági igazolás [jogi minősítés szükséges: ez a GDPR szerinti "egészségügyi adat" különleges kategóriájába eshet, ha a dokumentum tartalmaz egészségi állapotra vonatkozó információt — ennek pontos jogi minősítése és az ehhez szükséges külön jogalap/hozzájárulás kialakítása jogi felülvizsgálatot igényel].

Jármű- és eszközadatok

• Rendszám, alvázszám, márka, típus, évjárat, km-óraállás
• Dokumentumok (forgalmi engedély, biztosítás, műszaki vizsga) lejárati dátuma és — ha feltöltik — másolata
• Szervíz-, karbantartási és tankolási előzmények

Számlázási adatok

• Az előfizetés díjának kiegyenlítéséhez az Ön által megadott számlázási adatok
• Az előfizetési díjat díjbekérő alapján, banki átutalással fizeti; bankkártya-adatot a Yardly nem kér és nem kezel

3. Az adatkezelés céljai és jogalapja

Az adatokat a Yardly szolgáltatás nyújtásának céljából kezeljük: a flotta és eszközpark nyilvántartása, a dokumentum-lejáratok figyelése és az erről szóló értesítés, az előfizetés kezelése és számlázás, valamint a szolgáltatás biztonságának fenntartása (pl. naplózás, visszaélés-megelőzés) érdekében.

[Jogi felülvizsgálat szükséges a pontos jogalapok meghatározásához — jellemzően: az Önnel (mint ügyfél-vállalkozással) kötött szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)) a szolgáltatás nyújtásához szükséges adatok esetén, jogos érdek (6. cikk (1) f)) a biztonsági naplózásnál, és külön hozzájárulás vagy más jogalap (9. cikk) bármely egészségügyi jellegű adatnál.]

4. Adatmegőrzési idő

Az adatokat az előfizetői jogviszony fennállása alatt kezeljük. Az előfizetés megszűnése (fel nem újított próbaidőszak vagy sikertelen fizetés miatti felfüggesztés) esetén a fiók adatait 6 hónapig változatlanul megőrizzük, hogy a szolgáltatás megújítása esetén ne vesszen el semmi — ezután [jogi döntés szükséges: automatikus törlés, vagy meghatározatlan ideig tartó, de hozzáférés nélküli megőrzés — és ha törlés, milyen ütemezésben történik].

A számlázási bizonylatokat a számviteli törvény által előírt 8 éves megőrzési idő terheli, ettől függetlenül az előfizetés megszűnésétől.

5. Kik férnek hozzá az adatokhoz

Az adatokhoz elsődlegesen az Ön saját vállalkozásának munkatársai férnek hozzá, a rendszerben beállított jogosultsági szintjüknek megfelelően — más ügyfél-vállalkozás adataihoz technikailag sincs hozzáférésük. Ezen felül az alábbi, a szolgáltatás működtetéséhez szükséges adatfeldolgozók/önálló adatkezelők férnek hozzá a releváns adatokhoz:

• Billingo — a számlák kiállítása, ha ez a szolgáltatás be van kapcsolva
• E-mail küldő szolgáltató [Mailgun / a ténylegesen használt szolgáltató neve] — az értesítő és riasztó e-mailek kézbesítése
• Amazon Web Services (AWS) [vagy a ténylegesen használt tárhelyszolgáltató] — az adatok tárolása és a szolgáltatás üzemeltetése

[Jogi felülvizsgálat szükséges: ezekkel a szolgáltatókkal fennálló adatfeldolgozói szerződések (DPA) megléte és tartalma, valamint hogy történik-e adattovábbítás az Európai Gazdasági Térségen kívülre.]

6. Az Ön jogai

A GDPR alapján Önt (illetve az Ön által a rendszerbe felvitt érintetteket) megilleti a hozzáférés, helyesbítés, törlés, az adatkezelés korlátozása, az adathordozhatóság és a tiltakozás joga. A rendszerből Ön saját maga is bármikor letöltheti a nála tárolt adatok teljes körét (Beállítások → Excel-export), illetve az egyes kimutatásokat PDF/Excel formátumban.

7. Adatbiztonság

Az adatok védelmét szolgáló konkrét technikai intézkedéseket külön, folyamatosan frissített oldalon részletezzük: Biztonság.

8. Kapcsolat, panasz

Adatvédelemmel kapcsolatos kérdéssel, kéréssel az info@yardly.hu címen keresheti meg minket. Amennyiben megítélése szerint az adatkezelés jogsértő, panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH, 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., naih.hu).